Vooral in middelgrote ondernemingen overheersen analoge en op papier gebaseerde processen nog steeds bij de inkoop. Transparantie ontbreekt en de proceskosten zijn hoog. Een grondig onderzoek is voor elk bedrijf de moeite waard, omdat het grote besparingen mogelijk maakt. In middelgrote ondernemingen zijn de verantwoordelijkheden voor inkoop en de daarmee samenhangende processen vaak onduidelijk. Daarom kunnen veel bedrijven slechts volumes schatten en zitten zij er vaak ver naast.
Bepaling van de aankoopgebieden
Om de doorzichtigheid van de aankoopprocessen te bevorderen, is een zorgvuldige analyse nodig. Allereerst moeten de relevante inkoopgebieden, het respectieve aantal (order)transacties en het respectieve aantal crediteuren worden vastgesteld.
Het onderzoek brengt verschillende aspecten aan het licht die wijzen op inefficiënte processen. Bijvoorbeeld, hier zijn enkele waarschuwingssignalen die u van dichtbij moet bekijken:
Groot aantal documenten of verrichtingen per aankoopgebied
Groot aantal leveranciers per inkoopgebied voor dezelfde diensten
Groot aantal schuldeisers met hoge verwerkingskosten
Processtroom op papier
Media pauzes
Overbodige activiteiten
Meerdere goedkeuringsprocedures voor kwesties met dezelfde inhoud
Op basis van deze analyse en deze resultaten kunt u efficiënter indirect inkopen en processen vereenvoudigen. Op die manier legt u de basis voor digitalisering en automatisering van uw inkoop.
De gereedschappen
Om het optimalisatiepotentieel van indirecte inkoop te benutten, zijn er hulpmiddelen die u met hun lange ervaring ondersteunen. Boekhoudkundige gegevens worden gebruikt om transparantie te creëren en om de processen die leiden tot indirecte aankoopbeslissingen te documenteren door middel van interviews en workshops. Daarbij houdt u ook rekening met de goedkeurings- en vrijgaveprocessen. Deze informatie wordt gebruikt om de kosten van aanbestedingsgerelateerde processen te bepalen en te evalueren en kan worden gebruikt om potentiële besparingen aan het licht te brengen.
Dit biedt ook een strategisch overzicht van de sector en zorgt voor een efficiënte taakverdeling tussen aankoop en vraag. In het algemeen bieden uw projecten u de volgende voordelen
Holistische kijk op het aankoopproces
Bundeling van eisen, realisatie van voorwaardelijke voordelen, geen marginale aankopen.
Vermindering van de complexiteit van de aan te schaffen artikelen
Aanzienlijke vermindering van de proceskosten in de gehele aanbestedingsstroom.
Documentatie van aanbestedingsactiviteiten (controle-informatie) en waarborging van naleving
Meer transparantie
Organisatorisch leren in overheidsopdrachten
De toekomst van uw onderneming veiligstellen